¿Hacer lo máximo posible con unos determinados recursos o medios? Eso es la productividad. Y debemos entenderla desde un sentido amplio, porque no se limita al ámbito académico o laboral. Es una “forma de hacer” que se puede aplicar a las tareas domésticas, a la organización de un evento o incluso a ponerse en forma.
Y como para (casi) todo, para ser efectiv@s, es necesario tener claros los conceptos principales y seguir unas reglas básicas.
Productividad 3×3
Este método consiste en aplicar tres sencillas reglas para cada etapa en que se puede descomponer nuestra tarea: la preparación, la ejecución y el balance.
Seguir estas reglas nos permite planificar adecuadamente la tarea que vamos a realizar, ejecutarla con un máximo rendimiento y al finalizarla, valorar el resultado y sacar un aprendizaje, si es el caso.
Etapa 1.- Preparación
1×1: Planificación. Consiste en identificar las tareas a realizar, dejarlas por escrito, priorizarlas, estimar la duración de cada una y encajarlas en una planificación (diaria o semanal). No olvides incluir los tiempos de descanso o el necesario para cubrir imprevistos. Si te enfrentas a tareas complejas o de larga duración, divídelas en subtareas más fácilmente afrontables (y no te olvides de anotarlas)
1×2: 0 Distracciones. Móvil, redes sociales, correo electrónico, etc. son sencillas de identificar. Otras son más difíciles de manejar, como las interrupciones de compañeros de trabajo o de los niños. Anécdota: el presidente de una gran empresa alquilaba una oficina unas plantas debajo de su sede. Allí se escapaba durante un par de horas todos los días para asegurarse momentos de alta eficiencia, ya que podía concentrarse en su tarea sin interrupciones.
1×3: Organización de la tarea. Una última reflexión para comprobar que dispongo de todo lo necesario para realizar la tarea: todos los ingredientes, utensilios de cocina, menaje y recipientes para hacer tu receta favorita. Y, por cierto, ¡DELEGA TODO LO QUE PUEDAS!
Etapa 2.- Ejecución
2×1: Enfócate. La mejor manera de hacer dos cosas mal es hacerla a la vez. Cuando nos centramos en lo que tenemos entre manos, nos ahorramos el tiempo para retomar la tarea, y a veces, el de rehacerla. También nos permite aprovechar la inercia, tirón o como queramos llamarlo, esa “inspiración” en la que todo fluye.
2×2: Haz. Sencillo, ¿no? Toda la planificación y organización no sirve de nada si no nos ponemos manos a la obra. A veces, la tarea se nos presenta como un verdadero desafío (por su dificultad, su duración o por falta de ganas). Descompongámosla y empecemos por algo fácil. Así, ya tendremos inercia y podremos afrontar retos cada vez más ambiciosos. Adquirir hábitos y rutinas también nos ayuda en este sentido. Lo que no podemos permitirnos es la parálisis por análisis. En un momento dado tendremos que actuar, y ahora siempre es mejor que más tarde…
2×3: Pausas. Son necesarias tanto a nivel físico como mental. 5 minutos cada media hora nos permitirá estirarnos, oxigenarnos y resetear nuestra concentración. ¿Recuerdas los pomodoros?
Etapa 3.- Balance y cierre
3×1: Hasta el final. Acaba todo lo que inicies. Te acompaña la inspiración, la tarea fluye y va casi sola… aprovecha y termínala. Acaba con la sensación de éxito, ¡te lo mereces! Y si te sobra algo de tiempo, y no crees que puedas terminar otra tarea, regálate ese tiempo.
3×2: Hacer balance. Mide resultados, tareas terminadas y su calidad. No midas el tiempo que te han tomado porque es un dato muy condicionado por otras variables. ¿Qué aprendizaje sacas?, ¿ha salido bien a la primera? Si es así, ¿qué podría haber fallado? Y si no es así, ¿cómo has resuelto los inconvenientes?, ¿podrías hacerlo mejor de otra manera? Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a hacer mejor esta tarea en próximas ocasiones.
A veces se gana, y a veces se aprende.
John C. Maxwell
3×3: Tacha la tarea de la lista y saborea el momento. Es un pequeño éxito y también hay que valorarlo. Tachar la tarea de la lista no es un gesto banal, sino que tiene un efecto motivador ya que te muestra el progreso. Muchas veces pecamos de prestar atención sólo al camino que nos queda por recorrer, pero debemos parar de vez cuando, mirar atrás y ser conscientes del camino recorrido.
Productividad 3×3 – Conclusiones
La perfección mata, pero podemos llegar al compromiso entre resultado y recursos (tiempo, dinero, energía…) dedicados.
Ese compromiso es lo que se entiende por productividad o efectividad, y se puede conseguir con método. ¡No te lo creas y ponlo a prueba! 2×2 => ¡HAZ!