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Organízate mejor y ten más tiempo. La técnica Pomodoro

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Una sensación muy extendida es que no tenemos tiempo, pero muchas veces nuestro problema es que no nos organizamos correctamente. Veamos cómo la técnica Pomodoro puede ayudarnos en este sentido, con la ventaja de que es sencilla y fácil de aplicar.

Sabemos que el tiempo es otra forma de riqueza y nos pasamos la vida intentado aprovecharlo y “sacarlo de donde no hay”. El punto clave para aprovechar este recurso está en la planificación, basada en:

  • Focalizar la atención en lo que estamos haciendo, siendo los mayores enemigos intentar ser multitarea y las distracciones
  • Descomponer la tarea en subtareas elementales, anotándolas y marcándolas según las finalicemos para ver nuestro progreso

La técnica Pomodoro es una sencilla herramienta que lo integra perfectamente y permite aplicarlo de forma eficiente y duradera.

Origen de la técnica

Fue propuesta hace más de 30 años por el italiano Francesco Cirillo, un ingeniero de software con gran inquietud por hacer más en menos tiempo.

Además de crear su propia consultoría cuyo objetivo es mejorar la productividad y eficiencia de sus clientes, ha asesorado a multitud de empresas y organismos tanto en este campo como en ámbitos más especializados como el desarrollo de software y la mejora de procesos.

La técnica pomodoro

El concepto es sencillo. Consiste en establecer periodos fijos dedicados a una actividad seguidos por cortos periodos de descanso. Esto permite mantener la concentración en la tarea realizada, ya que como sabemos, la perdemos si se prolonga demasiado.

La duración habitual de estos periodos es de 25 minutos seguidos de 5 minutos de descanso. Después de cuatro ciclos, se propone tomar un descanso más largo, de unos 15 minutos.

Es importante controlar el tiempo, para lo que, inicialmente, el amigo Francesco utilizó un reloj de cocina que dio nombre al método.

Pomodoro = Tomate

Podemos controlar el tiempo con tecnología convencional de este tipo, páginas web o utilizar aplicaciones que se instalan en el ordenador. Una sencilla búsqueda en cualquier motor de búsqueda ofrece resultados interesantes.

También podemos controlar el tiempo utilizando el móvil. Como a su vez puede ser un foco de distracciones, te recomiendo que esté en modo avión.

Vista la parte operativa, no debemos olvidar el aspecto fundamental del método, el trabajo previo. Debemos tener clara cuál es la tarea por desarrollar, y su descomposición en subtareas, que son las que encajaremos en los “pomodoros”, cada periodo definido de trabajo.

Así, podemos tener subtareas más largas a las que asignaremos varios pomodoros, o tareas muy cortas. En este caso, agruparemos varias hasta completar el pomodoro.

Puede surgir la duda de que no sepamos estimar la duración de cada subtarea. No es grave, la experiencia nos permitirá mejorar esta estimación.

Independientemente de ello, la realización de nuestra tarea está planificada (el orden de forma concreta y la duración de una forma menos precisa) y la vamos a afrontar con el 100% de atención, por lo que ya la vamos a ejecutar de forma eficaz, con un buen aprovechamiento del tiempo.

Por último, no debemos olvidar marcar todas las subtareas realizadas. Esto tiene un poderoso efecto motivador, ya que muestra el progreso realizado y vence a nuestra tendencia de mirar sólo hacia lo que tenemos pendiente de realizar.

Resumen

La técnica Pomodoro es una herramienta eficaz para mejorar nuestra gestión del tiempo y aumentar nuestra eficiencia.

Para obtener su máximo rendimiento debemos planificar y descomponer la tarea y mantener a raya las distracciones. Tenemos todo lo necesario para ponernos a ello.

Por cierto, ¿cuándo no utilizarlo? En nuestro tiempo libre y con nuestros hobbies. Para pasarlo bien no son necesarias ni productividades ni eficiencias.

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