En esta época actual todo va deprisa y consideramos que el tiempo es un bien escaso. No sólo escaso, sino que pensamos que “se agota”, incluso que “no se tiene”. No estoy de acuerdo con que el tiempo sea un bien escaso, sino que por el contrario, es el “recurso” más equitativo y mejor repartido, ya que el día tiene 24 horas para todos. Hay muchas técnicas a nuestro alcance para disponer de más tiempo, que pasan por ser más eficaces en nuestras actividades.
Más allá de lo que diga la física, en efecto, el tiempo es relativo. Todos somos conscientes de cómo vuela haciendo las cosas que nos agradan, ¡y lo que tarda en pasar cuando tenemos que hacer algo que no nos gusta!
Todo es relativo. El tiempo que dura un minuto depende del lado de la puerta del baño en el que te encuentres
Les Luthiers
Dada la limitación de este bien, surge el concepto de eficacia, que se puede entender como el equilibrio entre calidad y utilización de los recursos disponibles.
Los enemigos de la eficacia: la chapuza y el perfeccionismo
Ser eficaces se puede entender como hacer lo máximo posible con los recursos disponibles o lo mínimo necesario con los mínimos recursos posibles. En cualquier caso, vemos que el concepto es interpretable, ya que puede ser entendido de forma diferente según el interlocutor.
La chapuza es el extremo en el que se penaliza la calidad, es salir del paso, obteniendo cierto resultado utilizando los mínimos recursos posibles.
En el otro extremo, el perfeccionismo se orienta hacia la máxima calidad sin tener en cuenta los recursos que han sido necesarios para alcanzarla. Una vez que se supera el nivel correcto de calidad, dedicar tiempo y recursos en mejorar el resultado se traduce en una menor eficacia.
La perfección mata. La sabiduría comete un error cada día
Anónimo
Para ser eficaces nuestro objetivo debe ser obtener la máxima calidad posible dedicando los recursos justos y necesarios, entre los que estará el tiempo. Esto quiere decir que, por un lado, haremos las cosas correctas y no perfectas, y por otro lado, dedicando los recursos necesarios para alcanzar ese nivel.
Teniendo claro el concepto, queda pendiente otra tarea que no es sencilla: saber cuándo se alcanza el nivel “correcto” y cuánto es lo “necesario”. Esta tarea depende de cada uno y de sus circunstancias.
¿Cómo ser más eficaz? ¡Organizándote!
Ya en lo práctico, ¿cómo podemos aprovechar lo mejor posible el tiempo que disponemos (sin dejar de lado la calidad del resultado)?. Los aspectos clave son:
1.- Evitar ser multitarea
Intentar ser multitarea es el torpedo en la línea de flotación de la eficacia. ¿Qué cunde más, 20 minutos de dedicación exclusiva o una hora deforma intermitente? Hacer algo de forma intermitente implica dedicar tiempo para retomar la tarea, y a veces, a rehacerla.
La dedicación exclusiva tiene otra ventaja: aprovechar la inercia, tirón o como queramos llamarlo, aprovechar esa “inspiración” en la que todo fluye (el Flow).
Para entrar en el estado de flow, es importante estar centrado y hacer sólo una actividad.
2.- Minimizar los despistes
Eliminemos los ladrones de atención que están bajo nuestro control: desactivar las notificaciones del móvil, aislarse físicamente, etc.
El tiempo continuado que podamos dedicar a la tarea incrementa el nivel de atención, la calidad de ejecución y la optimización de los recursos (como es el tiempo)
3.- Descomponer la tarea en subtareas elementales, anotarlas y visualizar el progreso
No es posible afrontar una tarea o un problema de una vez, inmediatamente y a la primera.
Debemos descomponer la tarea en subtareas, anotarlas, planificar cómo hacer cada una y tacharlas cuando las finalicemos. Hacerlo así tiene una poderosa componente psicológica: nos permite enfrentarnos a “bocados” asumibles y ver el progreso, con la correspondiente motivación.
Hacerlo nos permitirá aprovechar la inercia y progresar en la curva de aprendizaje. Agrupando las tareas similares, se aumenta la eficacia (a la cuarta vez lo haremos más rápido que a la primera)
Respecto a tachar las subtareas, tiene un gran efecto motivador, ya que identifica el progreso visualizándolo.
Está en nuestra mano integrar en nuestro día a día estas sencillas técnicas que nos permitirán disponer de más tiempo para nuestros intereses, un verdadero tesoro en nuestros tiempos.
Recuerda, en la planificación, sé eficaz teniendo en cuenta tanto la calidad de lo que haces como los recursos justos necesarios para llevarla a cabo. En la ejecución, debemos enfocarnos en exclusiva en la tarea, centrando nuestra atención.
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